基本建设处建设工程档案资料管理规定(试行)

发布人:堵琳嘉  发布时间:2016-09-30   浏览次数:42

南京大学基本建设处建设工程档案资料管理规定

(试 行)

第一章 总

第一条 为了加强和规范建设工程档案管理,提高建设工程项目管理水平,根据《中华人民共和国档案法》,国家档案局、国家计委联合颁布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《建设工程质量管理条例》等法律、法规、规章,结合《城市建设档案管理规定》、《南京大学基本建设工程项目竣工验收、移交和保修管理暂行办法》(南字发〔2012172号)等,特制定本规定。

第二条 建设工程档案资料是按照工程建设程序形成的反映项目建设的真实记录。建立完整、准确、系统的档案资料是实现建设工程质量、进度、投资和安全目标的重要保证,规范档案资料的管理是做好工程竣工验收和运营维护管理的基本要求。

第三条 本规定所指的建设工程是指基本建设处负责的新建、改建、扩建和修缮的工程项目。

第二章 工程资料的归档内容

第四条 新建、改扩建项目

一、前期文件

1、工程立项申请报告(项目建议书)

2、工程立项批准文件

3、重要会议记录、纪要、考察、调查报告,专家建议文件

4、国有土地使用证及地形图

5、可行性研究报告及附件

6、可行性研究报告审批意见

7、工程地质勘查报告

8、水文地质勘查报告、自然条件、地震调查等、

9、勘查设计、施工、监理招投标文件、合同

10、规划设计要点及红线图、验线单

11、建设工程规划许可证及核准图

12、建设工程施工许可证

13、施工图设计审查批准书

14、国有土地使用证

15、坐标放样成果表

16、环境检测报告

17、工程质量监督审报表

18、建设工程抗震设防审查证书

19、建设工程规划验收合格证书

20、中标通知书、施工合同

21、消防验收合格意见书

22、人防竣工验收证明书

23、白蚁、节能等审核文件

24、工程竣工验收备案表

三、施工技术文件

(一)综合文件

1、施工的招标、投标文件、评标记录、评标报告、中标通知书及合同

2、施工预算

3、施工组织设计等质量计划文件

4、开、竣工报告

5、工程质量事故报告及处理记录

6、重大工程事故责任人登记文件

(二)测量类文件及沉降观察

1、施工定位测量

2、工程沉降,位移观测记录

3、工程测量成果资料(边界、标高、测设、导线、水准点等)

(三)桩基类文件

1、桩基的工程概况及管理人员名单

2、桩基施工组织设计(方案)及审批

3、施工的招标、投标文件、评标记录、评标报告、中标通知书及合同

4、桩基(基础)工程施工质量验收资料

5、桩基工程开竣工报告

6、工程测量、定位放线记录

7、进场复检(试)验报告及施工试验、见证检测及汇总表

8、施工记录、施工验收记录、隐蔽验收记录

9、桩身及承载力检验(测)报告

10、桩标高的偏差和位移实测记录

11、设计交底、图纸会审、设计变更、技术核定、洽谈记录及其汇总表

12、桩位测量记录

13、桩检测报告

14、其他地基、基础处理记录

(四)土建分部文件

1、工程概况及管理人员名单

2、施工组织设计(方案)审批表

3、超大型工程施工组织设计或新材料、新工艺施工方案

4、开工、竣工报告

5、工程质量事故及调查处理文件

6、配合比通知单

7、施工、技术管理资料

8、设计交底、图纸会审、设计变更、技术核定、洽商记录及其汇总表

9、工程测量、定位放线记录

10、原材、构件等产品出厂合格证、质保、检测报告汇总表

11、原材、构件等产品进场复检(试)验报告及其汇总表

12、施工实验报告、见证检测报告及汇总表

13、隐蔽工程验收记录

14、现场施工预应力记录

15、地基验槽记录和地基处理记录

16、地基基础、主体结构检验及抽样检测

17、土建工程安全和功能检验资料、沉降观测报告、基坑检测报告等资料

18、工程质量验收记录及质量监督记录

19、地基基础分部、主体分部、装饰分部,子分部工程质量验收记录

20、屋面工程

21、其他文件

(五)给排水及采暖工程分部文件

1、建筑给水排水及采暖工程概况

2、图纸会审、设计变更、技术核定、洽商记录及其汇总表

3、质量事故处理记录

4、材料、设备、器具出厂合格证、质保、检测报告汇总表

5、进场复检(试)验报告及其汇总表

6、安装、运行、测试、验收记录

7、隐蔽工程验收记录

8、安全、功能、工艺性检测报告及其汇总表

9、建筑给排水及采暖分部工程质量验收记录

10、建筑给排水及采暖子分部工程质量验收记录

11、建筑给排水及采暖质量控制资料核查记录

12、建筑给排水及采暖工程安全和功能检查资料核查及主要功能抽查记录

13、建筑给排水及采暖质量观感质量检查记录

14、子分部工程质量验收记录

15、其他文件

(六)电气工程分部文件

1、建筑电气工程概况

2、图纸会审、设计变更、技术核定、洽商记录及其汇总表

3、质量事故处理记录

4、材料、设备、器具出厂合格证、质保、检测报告汇总表

5、进场复检(试)验报告及其汇总表

6、安装、运行、测试、验收记录

7、隐蔽工程验收记录

8、安全、功能、工艺性检测报告及其汇总表

9、建筑电气分部工程质量验收记录

10、建筑电气子分部工程质量验收记录(统表1

11、建筑电气工程质量控制资料核查记录

12、建筑电气工程安全和功能检查资料核查及主要功能抽查记录

13、建筑电气工程质量观感质量检查记录

14、子分部工程质量验收记录

15、其他文件

(七)施工监理文件

1、监理合同及招标、投标文件、中标通知书、评标记录

2、监理规划

3、监理实施细则及其汇总表

4、监理会议纪要及其汇总表

5、质量安全通知单、回复单、指令单及其汇总表

6、开工报审表、复工报审表、延长工期报审表、停工令

7、质量事故报告及处理资料

8、监理工作总结

9、各施工阶段的质量评估报告

10、工程质量评估报告

11、其他文件

(八)建筑节能工程文件

1、建筑节能工程概况

2、建筑节能工程设计、施工图审查等相关文件

3、新材料、新工艺施工方案及审批

4、图纸会审、设计变更、技术核定、洽商记录及其汇总表

5、质量事故处理记录

6、原材、构件出厂合格证、质保、检测报告汇总表

7、进场复检(试)验报告、施工试验见证检测及其汇总表

8、运行、调试、检验记录

9、安全、功能、工艺性检测报告及其汇总表

10、建筑节能分部工程质量控制资料核查记录

11、其他文件

(九)建筑通风与空调工程文件材料

1、通风与空调工程概况表

2、图纸会审、设计变更、技术核定、洽商记录及其汇总表

3、质量事故处理记录

4、材料、设备、器具出厂合格证、质保、检测报告汇总表

5、进场复检(试)验报告及其汇总表

6、安装、运行、测试、验收记录

7、隐蔽工程验收记录

8、安全、功能、工艺性检测报告及其汇总表

9、通风与空调分部工程质量验收记录

10、通风与空调质量控制资料核查记录

11、通风与空调安全和功能检查资料核查及主要功能抽查记录

12、通风与空调质量观感质量检查记录

13、子分部工程质量验收记录

14、其他文件

(十)钢结构工程文件材料

1、钢结构工程概况

2、工程项目施工管理人员名单

3、超大型钢结构工程施工组织设计或创新工艺施工方案及其审批

4、质量事故处理记录

5、设计交底

6、图纸会审、设计变更、技术核定、洽商记录及其汇总表

7、原材、构件出厂合格证、检测报告汇总表

8、进场复检(试)验报告及其汇总表

9、施工记录

10、检查记录

11、隐蔽工程验收记录

12、安全、功能、工艺性检测报告及其汇总表

13、不合格项的处理记录及验收记录

14、钢结构子分部工程质量验收记录

15、钢结构工程质量控制资料核查记录

16、钢结构工程安全和功能检查资料核查及主要功能抽查记录

17、钢结构工程质量观感质量检查记录

18、其他文件

(十一)建筑幕墙工程文件材料

1、建筑幕墙工程概况

2、幕墙设计资质证书、施工企业资质证书

3、新材料、新工艺施工方案及审批

4、质量事故处理记录

5、设计交底

6、图纸会审、设计变更、技术核定、洽商记录及其汇总表

7、幕墙工程物理耐用年限保证书

8、原材、构件出厂合格证、检测报告汇总表

9、进场复检(试)验报告及其汇总表

10、施工安装质量隐蔽验收记录

11、安全、功能、工艺性检测报告及其汇总表

12、幕墙子分部工程质量验收记录

13、幕墙工程质量控制资料核查记录

14、幕墙工程安全和功能检查资料核查及主要功能抽查记录

15、幕墙工程质量观感质量检查记录

16、其他文件

(十二)建筑智能化工程文件材料

1、建筑智能化工程概况

2、质量事故处理记录

3、图纸会审、设计变更、技术核定、洽商记录及其汇总表

4、材料(设备)进场验收汇总表

5、隐蔽工程验收记录

6、系统试运行记录

7、子系统检测记录

8、智能分部工程质量检测汇总表

9、强制措施条文检测记录

10、系统(子系统)检测(验)报告

11、智能化分部(子分部)工程质量验收记录

12、智能化分部(子分部)工程质量控制资料核查记录

13、智能化分部(子分部)工程安全和功能检查资料核查及主要功能抽查记录

14、其他文件

(十三)建筑电(扶)梯工程文件材料

1、图纸会审、设计变更、技术核定、洽商记录及其汇总表

2、质量事故处理记录

3、设备开箱检验记录

4、隐蔽工程验收记录

5、运行、测试、检查记录

6、电梯安全检验报告

7、电梯分部工程质量验收记录

8、电梯工程质量控制资料检查记录

9、电梯工程观感质量检查记录

10、其他文件

(十三)建筑内、外装饰工程文件材料

(参照土建、水、电分部工程文件材料)

(十四)建筑消防工程文件材料

(参照水、电、智能等分部文件材料或相关国家、行业规范)

(十五)单位(子单位)工程施工质量验收资料

1、单位(子单位)工程质量竣工验收记录

2、单位(子单位)工程质量竣工验收监督记录

3、单位(子单位)工程质量控制资料核查记录

4、单位(子单位)工程安全和功能检查资料核查及主要功能抽查记录

5、单位(子单位)工程质量观感质量检查记录

6、结构实体及功能性试验、检验汇总资料

7、建筑结构实体质量检查检验资料

8、分部(子分部)工程质量验收资料

9、涉及结构安全和使用功能设计变更情况一览表

10、工程建设中严重质量问题(质量事故)一览表

11、工程质量事故调查文件

12、检测(原材料复试及两块报告)不合格相关处理文件

13、住宅工程质量分户验收汇总表及整改情况汇总表

四、竣工验收文件

(一)工程竣工验收备案文件

1、建设工程竣工验收备案表

2、建设工程竣工验收报告

3、勘察单位工程质量检查报告(合格证明书)

4、设计单位工程质量检查报告(合格证明书)

5、施工单位工程质量竣工报告(合格证明书)

6、监理单位工程质量评估报告(合格证明书)

7、单位工程竣工验收报告

8、南京市建设工程档案审核意见书及汇总

9、专家组竣工验收意见工程竣工验收证书

10、规划部门验收证明文件及测量成果文件

11、人防部门验收证明文件及检测报告

12、消防验收证明文件及检测报告

13、防雷验收证明文件及检测报告

14、环保验收证明文件及检测报告

15、其他专项验收证明文件及检测报告

16、房屋建筑工程质量保修书

17、住宅质量保证书、住宅使用说明书

18、建设工程竣工验收备案表

19、南京市建筑工程五方责任主体项目负责人质量终身责任信息档案

(二)工程决算及审价报告

(三)南京市建设项目(工程)档案验收合格证

(四)南京市建设工程竣工规划验收合格证明(含竣工规划验收测量成果)

(五)其他项目竣工验收文件

(六)现场声像资料

1、工程现场原地物、地貌和建成后建筑物的照片、录像

2、重大工程建设全过程的照片和录像

(九)其他电子文件

五、竣工图

(一)专业竣工图

1、建筑竣工图

2、结构竣工图

3、给排水及采暖竣工图

4、电气竣工图

5、通风空调竣工图

6、幕墙竣工图

7、外装饰竣工图

8、内装饰竣工图

9、钢结构竣工图

10、智能化竣工图

11、电(扶)梯竣工图

12、地下室竣工图

13、消防竣工图

14、其他专业竣工图

(二)综合竣工图

1、总平面布置竣工图

2、室外道路竣工图

3、室外绿化、建筑小品竣工图

4、室外管网(地上、地下)综合竣工图

5、室外管线专业竣工图一(排水、消防、照明、喷灌、热力等)

6、室外管线专业竣工图二(供水、供电、燃气、电讯、电视等)

7、竖向布置竣工图

8、其他综合竣工图

六、以上各条未列出的其他档案资料,如工程承包、材料设备采购补充协议等。

第五条 修缮项目

一、学校修缮的项目

修缮申请报告(非计划项目)、立项报告(非计划项目)、设计合同(若有)、监理合同(若有)、招标文件、投标文件(正本)、评标记录、施工合同、预(决)算书、竣工图(若有)、审计报告及其它相关资料。

二、向政府部门报建的项目

学校立项批文、资金证明、设计合同、监理合同、施工许可证、工程竣工验收备案文件、工程洽商资料、监理文件、施工技术资料、招标文件、投标文件(正本)、评标记录、施工合同、预(决)算书、竣工图、审计报告及其它相关资料。

第三章 工程资料的收集与保管

第六条 规划科和工程科主要负责建设工程资料收集和过程管理。

第七条 前期文件、设计技术文件所涵盖的工程资料及施工技术文件内的施工合同及补充协议、招标、投标文件、施工预算由规划科负责收集保管。

第八条 施工技术文件、竣工验收文件与竣工图所涵盖的工程资料由工程科负责该工程项目的负责人收集,在项目实施过程中保管资料原件,并在项目竣工后移交规划科统一归档,并做移交登记。

第九条 修缮工程资料归档时间:应在每个项目审计完成后,由项目管理人员连同移交目录一起向规划科档案管理人员移交归档,并做移交登记。

第四章 工程资料的查阅与留存

第十条 因工作需要查阅已归档的工程资料,应前往校档案馆依照有关规定查阅。

第十一条 因工作需要查阅处内自存的工程资料,应向相关阶段保管人员办理借阅手续,用完后及时归还。

第十二条 因工作需要留存档案资料,应事先向保管人员说明情况并办理登记手续。

第五章 城市建设档案的编制验收与报送

第十三条 在工程竣工验收阶段,应按照南京市建设工程竣工档案编制验收及报送规定编制并报送城市建设档案。

第十四条 城市建设档案编制报送工作由规划科负责,按照编制与报送要求整理所需工程项目资料,办理档案报送工作。

第六章 建设工程竣工备案文件的编制

第十五条 在工程竣工验收阶段,应按照南京市建设工程竣工备案实施细则等文件要求,做好竣工验收工作。

第十六条 工程竣工备案文件的编集、整理与报送由各阶段工程项目负责人分别负责。

第七章 学校档案馆工程资料的归档

第十七条 工程项目竣工备案验收合格后,应按照学校档案馆的有关要求对工程资料进行归档。

第十八条 学校档案馆工程资料的编制与报送由规划科负责,按照南京大学基建档案归档要求执行。

第十九条 工程项目的负责人,将工程资料连同移交目录一起向档案人员移交归档,档案管理人员按照校档案馆归档要求将工程资料分类整理,做好移交归档工作。

第八章 工程资料管理人员工作职责和保密职责

第二十条 工程资料管理人员工作职责:

一)接收:接收资料时,须按归档要求认真验收,并办理交接登记手续。

(二)分类、整理:及时对接收的资料按照一定的分类原则、使用统一的分类标准进行分类;用排列序号、加盖档号章、装订的方法进行整理。

(三)录入:对已经分类、整理后的资料及时录入,随手装盒、存架保管。

(四)存放:存放时应按从上至下,从左到右顺序存放,以便于管理、利用。

(五)移交档案:根据城建档案和校档案馆的各相关要求,一个完整的工程项目竣工后,应及时搜集、校核、整理竣工资料,按要求组卷、编目、装订成册,及时移交。

第二十一条 保密措施:严格遵守保密制度及借阅规定,确保处内留存的工程资料安全,不擅自扩大利用范围,防止造成泄密。

第二十二条 为确保工程资料安全,存放库房实施封闭制度,钥匙由规划科指定专人保管。

第九章 附则

第二十三条 本规定由基本建设处负责解释。

第二十四条 本规定自发布之日起实施。