南京大学招标采购管理办法

发布人:堵琳嘉  发布时间:2017-08-31   浏览次数:10

  

  

第一章 总 

第一条 为进一步规范我校招标采购工作,完善招标采购管理制度,维护国家和学校利益,保证采购质量,保护采购人的合法权益,提高资金使用效益,促进廉政建设,参照《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》《中华人民共和国政府采购实施条例》等相关法律法规和政策文件,结合我校招标采购工作实际,制定本办法。

第二条 凡使用纳入学校预算管理的资金,合同预估金额在学校招标采购限额以上的,均适用本办法。科研仪器设备采购学校有专门规定的,按照有关规定办理。

第三条 纳入政府采购的项目,按政府采购法律法规和政策文件的相关要求执行。

第四条 学校招标采购活动遵循公开公平公正原则和诚实信用原则。

第五条 学校招标采购工作以计划明晰、预算精确、论证规范、立项严谨为前提,采用学校集中采购、学校分散采购或委托采购的方式,不断推进招标采购工作的规范化、科学化和集约化。

第六条 本办法中的相关名词释义

(一)采购:是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为,包括购买、租赁、委托、雇用等。

(二)货物:是指各种形态和种类的物品,包括原材料、燃料、设备、产品等。

(三)工程:是指包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮,配套的绿化和景观施工,消防、安防、网络施工等。

(四)服务:是指除货物和工程以外的其他采购对象。

(五)学校集中采购:是指由学校组织实施的招标采购行为。

(六)学校分散采购:是指由各院系、各单位组织实施的采购行为。

(七)委托采购:指委托具备相关法定条件的代理机构实施的招标采购行为。

 

第二章 组织机构及职能

第七条 学校成立招标领导小组,全面领导学校招标采购管理工作。学校招标领导小组由常务副校长担任组长,分管招标、纪检监察工作的校领导任副组长。学校招标领导小组的主要工作职责为:

(一)全面领导学校的招标采购工作,审定学校招标采购工作的规章制度;

(二)研究决定学校招标采购工作的重要事项,协调解决招标采购工作中出现的重要问题;

(三)监督检查招标办公室(以下简称“招标办”)、监督部门、项目主管部门、项目申购单位的工作,听取工作汇报;

(四)审批紧急重大采购项目及特殊采购项目的采购方式;

(五)对招标采购活动中的违纪违规行为提出处理意见;

(六)招标采购工作的评奖评优。

第八条 招标办负责学校招标采购限额以上项目的组织和管理,其主要工作职责为:

(一)研究起草学校招标采购工作的规章制度;

(二)负责政府采购的政策执行、实施和相关管理工作;

(三)汇总学校年度采购计划,根据计划合理安排招标采购活动;

(四)负责受理、审批招标采购立项申请;

(五)负责招标采购项目的信息公开、组织实施和合同审批;

(六)负责招标采购工作的信息化建设;

(七)负责组织建设和动态管理“评审专家库”和“招标采购供应商库”;

(八)负责招标联络队伍的建设和考评,对学校分散采购工作予以指导;

(九)负责与相关代理机构的联络与协调;

(十)负责招标采购相关文件、资料的整理、归档和移交工作;

(十一)负责受理招标采购工作中的质疑和投诉;

(十二)完成学校招标领导小组交办的其他工作。

第九条 纪检监察、审计、财务、工会等部门为学校招标采购活动的监督部门。在招标采购活动的过程,发挥各自的监督职能,认真履行监督职责。招标办建立健全评标全过程存档机制,逐步建成开标、评标、谈判等现场全过程音视频可存储调阅的监控系统,随时接受监督部门的监督和抽查。

第十条 相关职能部门为学校招标采购活动的项目主管部门(以下简称“主管部门”)。立项申请单位为招标采购活动的项目申购单位(以下简称“申购单位”)。主管部门按照职能划分实行归口管理,对申购单位的招标采购项目进行立项论证、预算核查、技术参数和标准审核、相关技术性文件的审核及释疑。通过市场竞争方式获得的资金,可按照项目书或合同约定进行立项,但国家或相关部委有明确规定的,按照归口管理原则由主管部门进行论证。

第十一条 主管部门归口管理的具体划分范围为:

(一)党委办公室、校长办公室:办公用品、纪念品等;

(二)法制办公室:法律服务等;

(三)党委宣传部:会议布展、大型活动服务、广告、宣传用品、网络舆情监控等;

(四)工会:生活用品、教职工福利等;

(五)人力资源处:劳动用工类相关服务等;

(六)教务处:本科生教材出版、教学考察、教学资料印刷、慕课制作等;

(七)科学技术处:科研协作、理工医科科研考察、学术著作出版、期刊出版、印刷服务等;

(八)创新创业与成果转化工作办公室:成果转化、无形资产评估与交易服务等;

(九)社会科学处:人文社科科研考察、学术著作出版、期刊出版、印刷服务等;

(十)研究生院:学位证书、毕业证书的设计和制作、研究生教材出版、教学考察等;

(十一)信息化办公室:信息化建设、软件定制等;

(十二)国际合作与交流处:境外交流等;

(十三)财务处:会计服务等;

(十四)招标办公室:招标采购代理服务、外贸代理服务等;

(十五)审计处:审计服务、审计咨询等;

(十六)房地产管理处:房屋租赁、家居产品、标识标牌制作、搬家服务等;

(十七)国有资产管理处:仪器设备及维保、实验材料(含药品、化学品、试剂耗材等)、计算机成品软件等;

(十八)保卫处:消防、安防改造及维保等;

(十九)基本建设处:新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮、新建绿化和景观工程,基建设施设备、工程材料以及工程设计、勘察和监理;电子屏、电梯、空调及维保等;

(二十)图书馆:各类图书、期刊、电子资源、图书编目与加工、数据加工等;

(二十一)博物馆:艺术品等;

(二十二)后勤服务集团:物业管理、相关水电气设施维保、食堂大宗物资、汽车、绿化和景观工程的维护等;

(二十三)校医院:医疗药品、医疗耗材、医疗设备等;

(二十四)体育部:健身器材、体育器材等;

(二十五)其他项目由职能部门按照职能划分进行论证。

职能部门作为申购单位的项目根据上述归口管理的划分由相关主管部门负责论证。

第十二条 法制办公室负责对招标采购合同的规范化和签订进行指导、监督和抽查。招标办负责学校招标采购限额以上的合同审批;学校分散采购合同按照学校合同管理的相关规定执行。除国家有明确规定的,项目负责人为履约验收的直接责任人。

第十三条 学校实行招标联络制度,各院系、各单位以分管领导、招标联络员和项目负责人三级联动、分事行权和有序管理为前提,指定熟悉财务制度和招标采购政策的领导分管招标采购工作,挑选熟悉财务预算和招标采购工作的同志兼任招标联络员,选派熟悉招标采购流程、有责任心的同志担任项目负责人、负责具体的招标采购项目。各院系、各单位在招标联络制度实施过程中的主要工作职责为:

(一)熟悉并宣传相关招标采购政策和制度;

(二)制定实施本单位采购工作的规章制度,完成本单位招标采购年度工作总结;

(三)制定本单位年度招标采购计划并上报招标办;

(四)负责项目的考察调研、预算申报、立项申请、招标采购公告和招标采购文件的确认和答疑;

(五)负责学校分散采购工作,参与学校集中采购的组织实施;

(六)负责本单位招标采购队伍建设;

(七)负责招标采购全过程相关文件、资料的收集、整理和归档;

(八)配合做好学校“评审专家库”、“招标采购供应商库”的建设和相关管理工作;

(九)与职能部门、监理单位和供应商等的沟通协调。

第十四条 学校根据招标采购活动需要分别组建评标委员会、谈判小组、磋商小组或询价小组(以下统称“评审委员会”),负责学校集中采购的评审工作。评审委员会由校内外有关专业技术、经济、法律方面的专家组成,成员为3人及以上单数,其中评审专家人数不得少于成员总数的2/3

第十五条 评审委员会由招标办根据项目的实际情况,参照相关法律规章采取随机抽取或者直接确定的方式组建。

技术复杂、专业性强的项目,通过随机方式难以确定合适的评审专家的,申购单位可按照13的比例推荐部分评审专家。被推荐专家必须符合学校评审专家的入库条件,招标办从推荐的专家中随机抽取参加项目评审,但评审委员会中推荐专家总数应不超过50%

第十六条 评审委员会成员应当履行下列职责:

(一)遵纪守法,客观、公正、廉洁地完成独立评审工作;

(二)对评审过程保密,对个人评审意见承担法律责任;

(三)审查、评价投标/响应文件是否符合招标采购文件的商务、技术、服务等实质性要求;

(四)根据需要要求供应商书面解释说明或澄清其投标/响应文件的有关内容;

(五)编写评审报告;

(六)将评审中发现的供应商的违规违法行为及时反馈给相关部门;

(七)配合投诉处理和监督检查工作。

 

第三章 招标采购范围及限额标准

第十七条 学校招标采购项目主要分为货物类、工程类和服务类。具体采购范围和限额标准包括:

(一)货物类项目:合同预估金额(含批量总金额)在20万元人民币及以上,含基建设施设备、工程材料;仪器、设备、实验材料(含药品、化学品、试剂耗材等)、计算机成品软件;医疗药品、医疗耗材、医疗设备;教材、图书、期刊、电子出版物、数据库;家具、窗帘、标识标牌、厨房设备、汽车、健身器材、体育器材、办公用品、生活用品、服装、纪念品、艺术品、福利用品、学生食堂大宗物资等项目。

(二)工程类项目:按规定不需到省、市招标的项目,但合同预估金额(含批量总金额)在30万元人民币及以上,含新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮、绿化和景观工程;消防、安防工程;网络工程等项目。

(三)服务类项目:合同预估金额(含批量总金额)在30万元人民币及以上的工程设计、监理、勘察等服务;合同预估金额(含批量总金额)在20万元人民币及以上咨询、会计、审计、法律、评估、非工程类设计等服务;各类维保服务;物业管理、租赁、搬家等服务;科研协作、成果转让等服务;会议布展、大型活动、广告、拍摄、境外交流、考察、医疗、印刷、出版等服务;课程制作、网站建设、软件定制和授权使用、数据库授权使用、数据加工、监控、信息技术服务;图书编目与加工服务;劳动用工、招标采购代理、外贸代理、养老服务等项目。

(四)学校招标领导小组认定应纳入招标采购的其他项目。

第十八条 会议费用的支出,参照《南京大学会议费管理暂行办法》(南字发[2016]102)的规定执行。

第十九条 按照国家法律法规等有关规定可以不进行招标的项目,学校无相关文件明确的,必须经评审委员会或学校招标领导小组批准后实施。

 

第四章 招标采购的组织和方式

第二十条 招标采购的各类项目,除国家有相关要求和规定或特殊情况的,其具体组织实施单位为:

(一)单项合同预估金额达到100万元及以上的项目,实行委托采购,由招标办委托具备相关法定条件的代理机构,按照国家法律法规的要求组织实施。

(二)单项合同预估金额在100万元以下、学校招标采购限额以上的项目,实行学校集中采购,由招标办负责组织实施。

(三)单项合同预估金额在学校招标采购限额以下的项目,实行学校分散采购,由各院系、各单位负责组织实施。

第二十一条 学校集中采购采用校内公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源采购等方式。

(一)公开招标:以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。

(二)邀请招标:从符合资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商,以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。

(三)竞争性谈判:竞争性谈判小组(以下简称“谈判小组”)与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判,供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和报价,谈判小组对响应文件进行评审和比较,确定符合采购需求、质量和服务相等的最低报价供应商为成交候选人的采购方式。

(四)竞争性磋商:竞争性磋商小组(以下简称“磋商小组”)与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行磋商,供应商按照磋商文件的要求提交响应文件和报价,磋商小组对磋商文件进行评审和比较,以综合评分法确定成交供应商的采购方式。

(五)询价:询价小组向符合资格条件的供应商发出采购货物询价通知书,要求供应商一次报出不得更改的价格,采购人从询价小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。

(六)单一来源采购:从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。

第二十二条 学校招标采购限额以上的项目以公开招标为主要方式。非公开招标采购方式的审批和实施细则,由学校另行制定相应的规章制度。

 

第五章  招标采购程序

第二十三条 凡学校招标采购限额以上的采购项目,必须具备下列条件方可立项:

(一)计划明晰:即每年年底时按照学校要求填报下一年度的招标采购计划,明确采购项目的内容、经费落实情况和拟招标采购时间等。

(二)预算落实:即招标采购项目的经费来源已经落实。

(三)论证通过:即招标采购项目的需求明确、科学、合理、合规,经主管部门论证并获批。

(四)人员确定:申购单位应选派熟悉招标采购流程、责任心强的人员担任项目负责人。

第二十四条 凡纳入学校年度采购计划的项目,申购单位应在预计开标时间2个月前完成立项申请。立项申请完成后,申购单位应在10日内准备好招标采购公告和招标采购文件所需的书面材料(含项目名称、货物数量、技术参数和标准,工程类项目还包括施工图或方案图、工程量清单、预算明细等),招标办根据项目金额和实际情况确定实施委托采购或学校集中采购。

第二十五条 学校集中采购的校内公开招标由招标办按以下程序实施:

(一)申购单位完成立项申请;

(二)编制招标公告,经申购单位确认后在招标办网站或国家规定的媒体上发布,公告时间不少于5日;

(三)接受供应商报名并进行资格预审;

(四)编制招标文件,经申购单位确认后发售给资格预审合格的供应商(从发售招标文件截止日到开标日不少于3日),工程类项目的招标文件需经审计处审计通过后发售;

(五)根据需要对招标文件进行答疑、澄清、修改等;

(六)组建评标委员会;

(七)接受供应商投标并开标,工程类投标文件开标后送审计处审计;

(八)组织评标会评标和定标;

(九)评标会后2日内公示中标结果,公示期不少于2日;

(十)中标结果公示无异议的,向中标人发出中标通知书;

(十一)签订和审批合同;

(十二)资料整理与归档移交。

第二十六条 学校集中采购可采用最低评标价法、综合评分法或法律法规允许的其他评审办法。

最低评标价法是指投标文件满足招标文件全部实质性要求且投标报价最低的供应商为中标候选人的评标方法。

综合评分法是指投标文件满足招标文件全部实质性要求且按照评审因素的量化指标评审得分最高的供应商为中标候选人的评标方法。采用综合评分法的,评审标准中的分值设置应当与评审因素中的量化指标相对应。招标文件中没有规定的评标标准不得作为评审的依据。

第二十七条 招标办组织的评标会,评标委员会负责项目评审,申购单位列席会议,监督部门对评标的全过程进行随机监督。评标会主要程序如下:

(一)评标委员会推荐产生评标工作的组长;

(二)招标办和申购单位介绍招标项目相关情况;

(三)组长依照招标文件宣布本项目的评标定标办法;

(四)评标委员会对投标文件进行评审;

(五)根据项目需要,可要求投标单位代表进场介绍应标情况,接受评标委员会质询;

(六)根据招标文件上的评标办法,评审专家对投标人进行独立评分;

(七)编写评审报告,推荐中标候选人,评标委员会、招标办代表、采购人代表在评审报告上签名。

第二十八条 公开招标按照招标文件约定的办法进行评审,推荐中标候选人。评审完成后,由评标委员会编写评审报告。评审报告的内容主要包括:

(一)项目名称、项目编号;

(二)评审日期和地点;

(三)评审专家名单;

(四)评审过程、结果及中标候选人;

(五)评审专家、招标办代表、申购单位代表签名。

第二十九条 评审专家对评审报告有异议的,评审委员会按照少数服从多数的原则推荐成交候选人,采购程序继续进行。对评审报告有异议的评审专家应当在报告上签署不同意见并说明理由,拒绝在报告上签字又不书面说明其不同意见和理由的,视为同意评审报告。

第三十条 公开招标出现下列情形之一,应重新征集供应商:

(一)资格预审合格的潜在投标人不足3个;

(二)按期递交标书的投标人不足3个。

重新征集后仍不足3个,招标办可根据项目实际情况决定继续采购程序或采用其他方式采购。

第三十一条 公开招标出现下列情形之一,应终止招标:

(一)对招标文件作实质响应的有效投标人不足3个使得投标明显缺乏竞争;

(二)出现影响招标公正的违法、违规行为;

(三)投标人的报价均超过了采购预算,采购人不能支付;

(四)因重大变故,招标采购任务取消。

终止招标后,招标办负责将终止招标的理由通知所有投标人。

第三十二条 除招标采购任务取消的情形外,其他情况终止招标的,根据项目的金额大小、复杂程度等由评审委员会或学校招标领导小组研究决定采取其他方式采购或重新招标。

 

第六章 合同签订、履约验收和文件归档

第三十三条 凡学校招标采购项目,必须严格按照招标采购结果签订书面合同,以明确权利和义务;合同所涉及的相关单位均应依照合同的约定履行合同。

第三十四条 招标采购合同的签订按以下程序执行:

(一)合同拟定:申购单位和中标人自中标通知书发出之日起的30日内,按照招标文件和中标人的投标文件、承诺等拟定书面合同。

(二)合同签章:申购单位和中标人双方在拟定的合同上签字盖章。

(三)合同审计:工程类100万以上的合同需送审计处审计,100万以下的工程类合同由审计处不定期抽查。

(四)合同审批:申购单位填写合同审批表,将合同和审批表一并送招标办审批。

第三十五条 中标人未在规定时间内签订合同、拒绝签订合同或中标人自动放弃中标的,招标办可取消其中标资格,投标保证金不予退还。招标办可依据评审报告,在推荐的候选人中重新确定中标人,亦可重新招标。

第三十六条 合同签订时,关键条款及标的内容应与招标采购文件、投标文件和书面承诺保持一致,合同签订金额原则上不得超过中标金额。

第三十七条 合同履行过程中,原则上不得变更。确因特殊情况或不可预测因素需要变更的,变更幅度在合同金额10%及以下且累计变更金额在20万元以下的,需报请主管部门批准后变更。变更幅度超过合同金额10%的或累计变更金额在20万元及以上的,按学校有关规定执行。

第三十八条 采用协议供货方式的合同,应在中标通知书发出之日起的30日内签订,明确双方合作期限、付款周期或方式等内容。按照合同约定分批次或周期结算的,应签订相应的结算合同后办理财务报销手续。

第三十九条 政府采购限额以上的项目由主管部门按规定的程序组织验收。学校招标采购限额以上、政府采购限额以下的项目由申购单位负责履约验收,并将验收结果报主管部门备案。学校分散采购的项目由各院系、各单位自行组织验收。

第四十条 招标采购工作完成后,申购单位应保留该项目招标采购全过程包括项目调研、项目论证、立项申请、招标采购公告、招标采购文件、中标文件、合同、验收单等完整的相关文件资料。招标办负责将与招标采购环节相关的文件资料收集、整理、立卷并归档。

 

第七章 其他规定

第四十一条 对使用国际组织或境外政府贷款、援助资金的项目,贷款方或资金提供方对招标采购的具体条件和操作程序有不同规定的,可以适用其规定,但不得违背国家和学校的重大利益。

第四十二条 对捐赠或部分捐赠的项目,捐赠人有特殊要求的,申购单位应将协议交招标办备案,在国家规定的许可范围内,按学校与捐赠人签订的协议办理。

第四十三条 通过市场竞争方式取得的资金,项目书或合同约定供应商的,申购单位应将项目书或合同交招标办备案,在国家规定的许可范围内,按项目书或合同办理。

第四十四条 学校近期(最长不超过1年,信息类产品最长不超过半年,以评审日期为准)招标采购过的货物或服务需要重复采购,若该货物或服务市场价格相对稳定,在招标立项申请完成后,由申购单位提出书面申请,经评审委员会同意后可采用跟标采购,但下列情形除外:

(一)原采购直接采用单一来源采购方式;

(二)跟标项目的结算总额超过原中标价或超过100万元;

(三)同一采购人采购总额超过100万元;

(四)评审委员会认定的其他情形。

第四十五条 在一个财政年度内,采购人将同一品目或者类别的货物、服务采用公开招标以外的方式多次采购,累计金额超过招标采购限额的,属于以化整为零方式规避公开招标,但项目预算调整或者经批准采用公开招标以外方式采购的除外。

第四十六条 学校集中采购的招标采购活动原则上由招标办组织实施,下列特殊情况下可以委托申购单位组织实施:

(一)采购行为发生在南京以外的;

(二)其他经评审委员会或学校招标领导小组会认可的可委托的情形。

委托申购单位组织实施的项目,申购单位应根据审批意见,将招标采购结果报招标办备案或经评审委员会认可后执行。

第四十七条 学校分散采购项目,除学校另有明确规定的,由各院系、各单位自行组织实施。各院系、各单位可参照本办法,结合自身实际情况,制定相应采购规章制度报纪委和招标办备案。各院系、各单位在严格执行规章制度的同时,应做好采购活动全过程记录存档备查。

 

第八章 纪律与监督

第四十八条 监督部门负责对学校的招标采购工作进行监督检查,并及时纠正招标采购活动中的违规违纪违法行为。纪检监察部门受理学校招标采购活动中违规违纪违法行为的举报和检举。

第四十九条 参与学校招标采购工作全过程的所有工作人员必须严格遵守国家的法律、法规和有关规章制度,公正廉洁、保守秘密、按章办事、不徇私情,主动接受监督。违反工作纪律的,按校纪校规给予处分,涉嫌犯罪的,移交司法部门处理。

第五十条 学校的招标采购活动接受各级监督部门的检查和监督。任何单位和个人有权对学校招标采购活动中的违法、违规行为进行检举和投诉,不得以任何方式非法干预和影响招投标过程和结果。

第五十一条 任何单位和个人不得将应进行招标采购的项目不招标、化整为零或者以其他任何方式规避招标。违反本办法的,学校将不予办理付款、结算等手续。

第五十二条 招标采购活动中的质疑或投诉经认定属实的,应当重新招标或者重新评审。

第五十三条 供应商纪律按照《南京大学供应商管理办法(试行)》(南字发[2016]168号)中的相关规定执行。

第五十四条 除单一来源采购项目外,为招标采购项目提供整体设计、规范编制或者项目管理、监理、检测等服务的供应商,不得再参加该招标采购项目的其他招标采购活动。

第九章 附 

第五十五条 本办法自印发之日起施行,由招标办负责解释,原《南京大学招标采购管理办法》(南字发[2010]181号)同时废止。